Wie es funktioniert

Der Ablauf — Schritt für Schritt

Von der ersten Anfrage bis zum schriftlichen Maßnahmenplan. Kein langer Vorlauf, keine aufwändige Vorbereitung — wir kommen, wir schauen, wir berichten.

Vor dem Besuch

Was vor den drei Tagen passiert

01

Erstes Gespräch

Wir sprechen kurz mit Ihnen — telefonisch oder per Video. Wir hören zu, was Sie beschäftigt, und klären ob eine Analyse für Ihre Situation sinnvoll ist. Das Gespräch ist unverbindlich.

02

Kurze Vorbereitung

Sie beantworten einen kurzen Fragebogen — welche Abläufe gibt es, wie viele Mitarbeitende sind beteiligt, welche Werkzeuge werden genutzt. Das dauert maximal 30 Minuten.

03

Terminvereinbarung

Wir vereinbaren drei aufeinanderfolgende Werktage, an denen wir in Ihrem Betrieb sind. Kein besonderer Aufwand Ihrerseits — der Alltag läuft normal weiter.

Die drei Tage

Was wir vor Ort tun

Wir stören nicht, wir fragen nicht ständig nach, wir lassen den Alltag laufen. Wir beobachten, notieren und verstehen — bevor wir urteilen.

Tag 1

Angebote & Aufträge

Am ersten Tag beobachten wir, wie Kundenanfragen eingehen und bearbeitet werden. Wie entsteht ein Angebot? Wer ist beteiligt, welche Werkzeuge werden genutzt, wie wird das Angebot versendet und nachverfolgt?

Dann schauen wir auf die Auftragserfassung: Wie wird ein Auftrag angelegt, wer bekommt welche Information, wie wird der Status verfolgt? Wo entstehen Lücken, wo wird etwas doppelt erfasst?

Anfragebearbeitung Angebotserstellung Auftragserfassung Statusverfolgung
Tag 2

Rechnungen & Zahlungen

Tag zwei gehört dem Rechnungswesen. Wie wird eine Rechnung erstellt — aus welchen Quellen, mit welchen Werkzeugen, wie viele Schritte sind nötig? Wie wird sie versendet, wie abgelegt?

Wie werden Zahlungseingänge geprüft und zugeordnet? Wie läuft das Mahnwesen — wann, durch wen, mit welchem Aufwand? Wo entstehen Verzögerungen, wo geht Information verloren?

Rechnungserstellung Rechnungsversand Zahlungseingang Mahnwesen
Tag 3

Archiv & Abschluss

Am dritten Tag schauen wir auf die Belegarchivierung: Wie werden Dokumente abgelegt, wo, in welcher Form? Wie schnell lässt sich ein bestimmter Beleg wiederfinden? Welche Redundanzen gibt es?

Am Ende des Tages gibt es eine erste mündliche Einschätzung — was uns aufgefallen ist, was wir konkret empfehlen werden. Der schriftliche Maßnahmenplan folgt innerhalb von sieben Werktagen.

Belegarchivierung Dokumentensuche Mündliche Einschätzung Abschlussgespräch
Nach den drei Tagen

Der Maßnahmenplan

Innerhalb von sieben Werktagen nach dem letzten Analyse-Tag erhalten Sie den schriftlichen Maßnahmenplan. Er ist so geschrieben, dass jeder im Unternehmen ihn lesen und verstehen kann — nicht nur die Geschäftsführung.

Der Plan enthält keine allgemeinen Empfehlungen. Jeder Punkt bezieht sich auf etwas, das wir konkret in Ihrem Betrieb beobachtet haben. Jede Empfehlung ist mit einer Begründung versehen.

Bei der Vollanalyse ist außerdem ein Follow-up-Gespräch vier Wochen nach Lieferung des Plans enthalten — um zu klären, was sich in der Umsetzung ergibt.

Analyse anfragen
Besprechung des Maßnahmenplans mit Unternehmensinhaber in hellem Büroraum
Häufige Fragen

Was Sie wissen möchten