Büro mit Pendelordnern und modernem digitalen Arbeitsplatz im Vergleich
Büroprozess-Analyse für KMU

Wie Ihr Büro wirklich arbeitet —
und was das kostet.

Ein nüchterner Blick von außen auf Abläufe, die intern niemand mehr hinterfragt.

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Heute in vielen Büros
  • Angebote werden in Word erstellt, ausgedruckt, abgeheftet und manuell nachverfolgt
  • Auftragsbestätigungen per Fax — Eingangsbeleg landet im Pendelordner
  • Rechnungen werden dreifach kopiert: für Buchhaltung, Ablage, Versand
  • Zahlungseingänge werden manuell mit handschriftlichen Listen abgeglichen
  • Belegarchivierung in Ordnerreihen — Suche dauert Minuten bis Stunden
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Nach unserer Analyse
  • Klarer Maßnahmenplan: welche Schritte sind überflüssig, welche können zusammengelegt werden
  • Konkrete Empfehlung: wo ein einfaches digitales Werkzeug drei Papierwege ersetzt
  • Priorisierte Schritte — was zuerst, was später, was gar nicht
  • Kein Berater-Sprech, keine Folien-Schlachten — ein schriftlicher Bericht, lesbar und umsetzbar
  • Keine Software-Empfehlung, die wir selbst verkaufen — wir haben kein Interesse daran
Wie das funktioniert Gespräch anfragen
Das eigentliche Problem

Es läuft — aber niemand weiß mehr warum es so läuft.

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Büroabläufe über Jahre gewachsen. Jeder neue Mitarbeiter hat gelernt, wie es gemacht wird — nicht warum. Schritte, die einmal Sinn ergaben, existieren weiter, obwohl der ursprüngliche Grund längst weggefallen ist.

Das Ergebnis: Doppelarbeit, die niemand als solche erkennt. Wartezeiten, die als normal gelten. Papierwege, die parallel zu digitalen Wegen laufen, ohne dass einer den anderen ersetzt.

Intern fällt das kaum auf — weil es schon immer so war. Ein Blick von außen zeigt es sofort.

Veraltetes Ablagesystem mit Pendelordnern und Papierstapeln in einem deutschen KMU-Büro

Versteckte Zeitkosten

Abläufe die täglich Zeit kosten fallen intern nicht auf — weil sie zur Routine geworden sind.

Was wir tun

Drei Tage. Ein klarer Blick. Ein konkreter Plan.

Wir kommen in Ihr Unternehmen und beobachten, wie Ihre Verwaltungsabläufe tatsächlich funktionieren — nicht wie sie in einer Prozessbeschreibung stehen, sondern wie sie gelebt werden.

Beobachten

Wir sitzen dabei, wenn Angebote erstellt, Aufträge erfasst und Rechnungen geschrieben werden. Wir schauen zu — ohne zu stören, ohne vorzugreifen.

Analysieren

Wir dokumentieren jeden Schritt, jeden Medienbruch, jede Doppelarbeit. Wir fragen, warum etwas so gemacht wird — und ob die Antwort noch gilt.

Maßnahmenplan liefern

Am Ende erhalten Sie einen schriftlichen Bericht: Was ist überflüssig, was kann zusammengelegt werden, wo hilft ein einfaches digitales Werkzeug.

Berater beobachtet und dokumentiert Büroabläufe in einem mittelständischen Unternehmen

Was wir nicht tun

Wir verkaufen keine Software

Keine Lizenzen, keine Provisionen, keine Empfehlung die uns nützt statt Ihnen.

Wir setzen keine Software um

Kein IT-Projekt, keine Einführungsbegleitung — das ist eine andere Dienstleistung.

Wir halten keine Vorträge

Kein Unternehmensberater-Sprech, keine PowerPoint-Schlachten, keine Frameworks.

Wir machen keine allgemeinen Empfehlungen

Nur was wir in Ihrem Betrieb konkret beobachtet haben, fließt in den Bericht ein.

Der Ablauf

Drei Tage, die etwas verändern können

Kein langer Vorlauf, keine aufwändige Vorbereitung Ihrerseits. Wir kommen, wir schauen, wir berichten.

01

Tag 1: Angebote & Aufträge

Wir beobachten, wie ein Angebot entsteht: von der Anfrage über die Kalkulation bis zum Versand. Und wie ein Auftrag erfasst und weitergeleitet wird. Jeden Handgriff, jeden Umweg.

02

Tag 2: Rechnungen & Zahlungen

Wie wird eine Rechnung erstellt, versendet und abgelegt? Wie werden Zahlungseingänge geprüft und Mahnungen ausgelöst? Wir schauen auf den gesamten Weg eines Belegs.

03

Tag 3: Archiv & Bericht

Wie werden Belege archiviert und wiedergefunden? Am Ende des dritten Tages erhalten Sie unsere erste mündliche Einschätzung — der schriftliche Maßnahmenplan folgt innerhalb einer Woche.

Ablauf im Detail
Leistungsübersicht

Was ist im Maßnahmenplan enthalten?

Je nach Größe und Komplexität Ihrer Verwaltung bieten wir drei Analyse-Umfänge an.

Leistung Basis-Analyse Empfohlen Vollanalyse Erweiterte Analyse
Analyse-Tage vor Ort 1 Tag 3 Tage 5 Tage
Angebotsprozess
Auftragserfassung
Rechnungsstellung
Zahlungseingang & Mahnwesen
Belegarchivierung
Abteilungsübergreifende Schnittstellen
Schriftlicher Maßnahmenplan
Mündliche Abschlussbesprechung
Follow-up-Gespräch (4 Wochen nach Lieferung)
Anfragen Anfragen Anfragen
Kleines Unternehmens-Team in einer Besprechung über interne Abläufe
Für wen ist das?

Unternehmen, die funktionieren — aber spüren, dass es einfacher gehen müsste.

Unsere Analyse richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland, die ihre Verwaltungsabläufe nie systematisch überprüft haben — und die wissen, dass da irgendwo Zeit verloren geht, ohne genau zu wissen wo.

Handwerksbetriebe, Handelsunternehmen, Dienstleister mit 5–80 Mitarbeitenden
Inhaber oder Geschäftsführer, die selbst im Tagesgeschäft stecken
Betriebe, die noch mit Ordnern, Fax oder Excel-Listen arbeiten
Unternehmen, die wissen wollen was sich lohnt zu ändern — bevor sie investieren
Kontakt

Sprechen wir darüber

Ein kurzes Gespräch reicht oft, um zu klären ob eine Analyse für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Adresse

LottoTabakZeitschriften Aufseßplatz
Wiesenstraße 107
90459 Nürnberg

Telefon

+49 228 433 3112

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Wir kommen zu Ihnen — deutschlandweit

Unser Büro befindet sich in Nürnberg. Wir arbeiten mit Unternehmen in ganz Deutschland — die Analyse findet immer vor Ort bei Ihnen statt, nicht per Video-Call.

Unser Büro

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